Introduction
EcoThermia, dont le siège social est situé à Wiekenstraat 41, 2160 Wommelgem et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise BE 0875 304 739, attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données personnelles. En particulier, nous souhaitons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre la perte, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illégitimes.
Nous souhaitons vous informer, par le biais de cette Déclaration de protection des données, de la collecte et du traitement de vos données personnelles.
Nous vous demandons de lire attentivement cette Déclaration de protection des données, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et à quelles fins.
En communiquant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir pris connaissance de cette Déclaration de protection des données et vous marquez également votre accord explicite avec celle-ci, ainsi qu’avec le traitement lui-même.
Champ d’application
Cette Déclaration de protection des données s’applique à tous les services que nous fournissons et, de manière générale, à toutes les activités que nous réalisons.
Responsable du traitement et ses engagements
EcoThermia, dont le siège social est situé à Wiekenstraat 41, 2160 Wommelgem et portant le numéro d’entreprise BE 0875 304 739, est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge en matière de protection des données personnelles, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») depuis son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
Données personnelles
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données personnelles suivantes : vos données d’identité et de contact (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de GSM). Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique de présence, déclaration 30bis de travaux), il se peut que vous nous fournissiez des données supplémentaires pour enregistrer vos présences (telles que les données eID, numéro Limosa).
Nous attirons aimablement votre attention sur le fait que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous prions de nous en informer dans les plus brefs délais.
Vous n’êtes pas obligé(e) de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la collaboration devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.
Finalités du traitement et base juridique
Données clients
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et donneurs d’ordre, de leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple la déclaration 30bis de travaux) et/ou notre intérêt légitime.
Données des fournisseurs et sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels sous-traitant(s), de leur personnel, collaborateurs, préposés et autres personnes de contact utiles. Les finalités de ces traitements sont l’exécution du contrat, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple l’enregistrement électronique obligatoire de présence, la déclaration 30bis de travaux, la liste de présence ou d’autres obligations liées aux marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Pour l’enregistrement électronique de présence, les données eID ou le numéro Limosa sont également traités le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par e-mail (telles qu’une newsletter ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et peut être retiré à tout moment.
Données du personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. Étant donné la nature spécifique de ce traitement, celui-ci est régi de manière plus détaillée dans une Politique de Protection des Données pour les employés.
Autres données
Outre les données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d’autres personnes, telles que de nouveaux clients/prospects potentiels, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, le marketing direct et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.
Durée du traitement
Les données personnelles sont conservées et traitées par nous pendant une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront dans tous les cas supprimées de nos systèmes après un délai de sept ans suivant la fin du contrat ou du projet, sauf en ce qui concerne les données personnelles que nous devons conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.
Droits
Conformément et sous les conditions de la législation belge en matière de vie privée et des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès et de consultation : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons à votre sujet et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles inexactes, ainsi que de compléter des données personnelles incomplètes.
Droit à l’effacement ou à la limitation : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles ou d’en limiter le traitement dans les circonstances et sous les conditions prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation de toute donnée personnelle qui nous est nécessaire pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs sérieux et légitimes. Veuillez toutefois tenir compte du fait que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement de données personnelles qui nous sont nécessaires pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce tant que ces données sont nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit de retrait du consentement : si le traitement des données personnelles est basé sur le consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront alors traitées que si nous disposons d’une autre base juridique à cet effet.
Décisions automatisées et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles ne comprend pas de profilage et que vous n’êtes pas soumis(e) à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en vous adressant à Michael Demaerel. La personne de contact est : Monsieur Demaerel, coordonnées : info@ecothermia.be
Nous mettons tout en œuvre pour traiter vos données personnelles de manière soigneuse et légitime, conformément à la réglementation applicable. Si vous estimez néanmoins que vos droits ont été violés et que vous ne trouvez pas d’écoute au sein de notre entreprise pour vos préoccupations, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :
Autorité de protection des données (APD)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be
Vous pouvez également vous adresser à un tribunal si vous estimez subir un préjudice résultant du traitement de vos données personnelles.
Transfert à des tiers
Certaines données personnelles que nous collectons seront transmises à et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, comptable, réviseur, ainsi que par les autorités publiques (par exemple lors de la déclaration 30bis de travaux, de l’enregistrement électronique de présence ou de la participation à des marchés publics).
Il est possible qu’une ou plusieurs des parties tierces susmentionnées soient situées en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »). Toutefois, les données personnelles ne seront transférées qu’aux pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.
Les employés, dirigeants et/ou représentants des prestataires de services ou institutions mentionnés ci-dessus et les prestataires de services spécialisés désignés par eux doivent respecter la nature confidentielle de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres parties tierces. Cela peut être le cas, par exemple, si nous devions être réorganisés en tout ou en partie, si nos activités devaient être transférées ou si nous devions être déclarés en faillite. Il est également possible que des données personnelles doivent être transmises suite à une décision judiciaire ou pour satisfaire à une obligation légale spécifique. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer préalablement de cette communication à d’autres parties tierces. Vous reconnaîtrez et comprendrez toutefois que cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement réalisable dans certaines circonstances ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
Nous ne vendrons ni ne mettrons en aucun cas vos données personnelles à disposition commerciale d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
Mesures techniques et organisationnelles
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, EcoThermia BVBA ne peut être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation erronée ou illégitime par un tiers des données personnelles.
Accès par des tiers
En vue du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à nos employés, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant des obligations contractuelles à ces employés, collaborateurs et préposés, qui sont similaires à la présente Déclaration de Protection des Données.
Encore des questions ?
Si, après avoir lu la présente Déclaration de Protection des Données, vous avez d’autres questions ou remarques concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Monsieur Michael Demaerel, soit par courrier à Wiekenstraat 41, 2160 Wommelgem soit par e-mail à info@ecothermia.be
